Учимся расставлять приоритеты
Чему так сложно научиться расставлять приоритеты? Ответ прост: потому что мы живем в беспокойстве.
Наш разум иногда работает гораздо быстрее, чем жизнь, потому что мы чувствуем себя подавленными. Мы хотим удовлетворить всех, решить все.
Поэтому когда мы закрываем глаза на ночь, мы делаем это с неприятным ощущением, что на следующий день мы проснемся с огромным списком дел.
Когда это усиливается, беспокойство и стресс пытаются взять на себя ответственность. Все запутывается и разрушается настолько, что каждая первичная цель полностью размыта.
Научиться расставлять приоритеты означает, прежде всего, минимизировать. Нам нужно научиться экономить наши усилия, чтобы направить их к определенной цели.
Это то, чего мы можем достичь только неся расслабленного разумом, знающего, как сосредоточить свое внимание на том, что важно.
Все это приводит нас к конкретному выводу. Повышение нашего времени и наших приоритетов не может быть достигнуто без одного простого инструмента. Недостаточно составить классический список ключевых целей.
Умение расставлять приоритеты во времени идет рука об руку с личным развитием. Это означает, что развитие более сосредоточенного разума, способного определять возможности.
Это значит использовать эмоции в наших интересах, чтоб провоцировать мотивацию.
Для этого нужно что-то важное: смелость и лидерские навыки. Именно с этим мы решаем, что нам подходит в каждый момент, а что лучше оставить с боку.
Уточните цель, уменьшите сложность, расставьте приоритеты
Человек, сомневающийся в уточнении своих приоритетов, обнаружит, что постепенно приоритеты других становятся их собственными.
Не имея четкого определения наших собственных целей, мотивирующих нас с каждым днем, мы в конечном счете будем считать, что цели других более актуальны. Это не просто реальная проблема, а способ уничтожения нашей самооценки.
Итак, давайте посмотрим, какие шаги мы должны предпринять, чтобы начать развиваться в этой области личного развития.
Если вы не уточните свою цель, кто-нибудь сделает за вас
Если мы хотим научиться расставлять приоритеты, первым шагом должно быть не что иное, как разъяснение нашей цели. Чтобы сделать это, мы не можем просто спросить себя, что для нас самое главное. Потому что, вероятно, в этот момент появляется монументальный смысл – семья, здоровье, финансовое благополучие.
Мы должны смотреть поглубже. Давайте спросим себя следующее:
- Что я люблю в своей жизни?
- Чем я увлечен?
- Где бы я хотел увидеть себя через пять лет?
- Что на самом деле меня определяет?
Оставить все позади
Расставлять приоритеты – значит выбирать между несколькими вещами и оставаться с другом. Это означает выбрать одну из целей из списка задач. Более того, это то, что часто бывает сложнее: очень важно научиться расставлять приоритеты и оставить вещи и людей позади.
Мы должны хорошо подготовиться к этому. Потому что определение приоритетов иногда подразумевает затраты, это приведет к счастью, укреплению самооценки и достижению нашей основной цели.
Уменьшение сложности
Сложность населяет наш разум и нашу жизнь. Когда мы страдаем от беспокойства, наши приоритеты размываются, наше настоящее становится запутанным, наши мысли, тревоги и страхи смешиваются. Сложность доминирует над нами и отдаляет нас от наших настоящих приоритетов.
Важно! Одним из мощных способов решения этой проблемы является ежедневная работа над балансом, внутренним и внешним. Такие практики, как осознанность, могут помочь нам расслабить разум. В то же время, что касается нашей внешней повседневной жизни, нет ничего лучше, чем применение так называемого минимализма.
Эта жизненная философия основана на жесткой мантре: «Определите, что важно, и устраните все остальное». Это значит сделать шаг вниз по этому пути к образу жизни, где мы приписываем ценность вдохновляющего нас, потому что заставляет нас чувствовать себя хорошо, потому что обогащает нас эмоционально. Все остальное считается излишним…
Если мы хотим научиться расставлять приоритеты, мы должны быть способны создавать более осознанную реальность. Вместе с тем мы должны иметь четкую цель. Только так мы сможем проложить свой собственный путь, зная, как решить, что нам подходит в каждый момент, и какое направление является наиболее подходящим.
Как расставить приоритеты в жизни и работе: советы
Человек имеет определенную цель и стремится добиться успеха, но следует уметь отдавать предпочтения самому важному. Как это сделать – расскажем ниже
Раскрываем суть приоритетов
Часто люди оказываются в ситуациях, когда не справляются с запланированными делами. Они всегда спешат, раздражаются на окружающих и не понимают, как все остальные успевают.
И это касается не только обыденного быта — бывают ситуации, когда люди счастливы в семейной жизни, однако их не устраивает социальный статус или уровень доходов, так происходит неправильное распределение преимуществ между ценностями.
Приоритетами в жизни могут быть нематериальные вещи, которые играют роль в конкретное время и благодаря им достигается желаемый результат.
К примеру, перед вами стоит выбор: остаться на своей работе с меньшей зарплатой, но иметь больше свободного времени, или пойти на повышение, больше работать и получать хороший доход.
Если преимущество будет на стороне материальной выгоды, приоритетом будет смена работы.
Ставить перед собой цели – задача простая. Однако правильно определить то, что необходимо, бывает затруднительно. Существуют народные правила определения приоритетов, которые помогают в трудных ситуациях шагать вперед. К ним специалисты относятся несколько скептически. Факт их наличия не позволяет нам пройти мимо этих советов.
- Рекомендуют делать то, что первое бросится в глаза. Уходя на работу, многое не планируйте. Придя к рабочему месту, занимайтесь тем, что стало вашей целью в первую минуту. Такой способ называют метод мишени.
- Не удивляйтесь, когда вам говорят, что вне очереди должны быть те дела, которые больше всего раздражают. Согласно методу скрипучего колеса, важно то, что меньше всего хочется делать.
- Когда дедлайны погорели, время уже давно пришло на пятки, умение расставлять приоритеты определяется благодаря методу жареного петуха. В этом случае внимание уделять нужно потому, что просрочено, и откладывать это дело больше нельзя.
- Один из самых приятных – метод лентяя. Это когда предпочтение в работе отдается тому, что не напрягает, а доставляет удовольствие. Более серьезные задачи откладываются на потом.
Перечисленные способы можно применять как в частной, так и в рабочей сфере жизни.
Как сосредоточиться на цели и найти свое направление
Советов по составлению планов и правильной организации времени существует много. Если прислушиваться к эффективности каждого из них, можно утверждать, что успех достигается очень легко. Однако на практике все гораздо сложнее. Поэтому мы подготовили описание нескольких методов, чтобы вы смогли подобрать для себя самый лучший из них.
- Рекомендуем сначала оценить реальное положение дел. Пытайтесь ставить перед собой задачку и не страшитесь планировать больше, чем можете сделать. Такая ситуация всегда будет держать вас в тонусе.
- Метод расстановки приоритетов по оценке текущего состояния задач действен тем, что вы сможете понять, на каком этапе развития находятся ваша жизнь прямо сейчас. Суть метода заключается в устном анализе или описании того, что происходит прямо сейчас. Старайтесь взглянуть с боку на свою жизнь. Выделите положительные и отрицательные состояния и вносите коррективы.
- Используйте правило желаемых вещей спустя год. Постарайтесь вообразить свою жизнь через 365 дней. Спроектируйте свои действия, подумайте о том, как достигали поставленных целей. Оцените все, что привело вас. Постарайтесь отстраниться от реальности, а мнимый опыт поможет понять: работает ваша стратегия или содержит ошибки. Тогда вы сможете определиться, двигаетесь в правильном направлении или для успеха вам нужно выбрать другие варианты.
- Используя «Обратное мышление», можно понять важность поставленных задач благодаря списку дел. Для этого нужно работать с доской желаний, на которой выпишите основные цели. Отталкивайтесь от противоположного, то есть зачем вы достигаете чего-то, какой в этом смысл. Это позволит определить главные вещи.
Работа с доской желаний полезна тем, что она собирает все планы в одно место и человек так понимает сразу, чего он хочет.
Фундаментальные основы расстановки приоритетов
Составляя планы личной жизни или пытаясь реализовать важные рабочие проекты, нужно всегда верно выстроить цели. Чтобы понять, что мы поступаем так, а что неправильно, нужно определиться, как расставить приоритеты в жизни. В основе такой работы будут являться критерии, которые и определяют ход нашей жизни.
Пользоваться можно достижениями других и создавать собственные стандарты. В последнем варианте важно, чтобы ориентиры признавали и уважали эксперты или близкие нам люди.
В личной жизни тоже нужно производить критерии. К примеру, определиться, как лучше проводить свободное время, понять, что является отдыхом, а что только маскирует дополнительную нагрузку под него.
Разработайте принципы, по которым можно узнать ближайшее окружение. Тогда у вас нет необходимости общаться с ненужными людьми.
Упрощайте свою задачу, группируя приоритеты в работе по следующим критериям:
1. Необходимо
2. Желательно
3. Возможно
В первую группу будут причислены все, без чего вы не можете обойтись. Если это связано с работой, то это должно приносить вам желаемый доход. Это личная жизнь? Тогда определитесь без чего вы не сможете обойтись в этой сфере. К примеру, это может быть поддержка хороших отношений с близкими людьми.
Вторая группа — это все, что связано с вашим удовольствием. Таким образом, не всегда вы будете извлекать выгоду, но моральный аспект дела будет приносить результат.
Третье — то, к чему вы безразличны.
Рассмотрение эффективных методов
Благодаря 34 президенту Соединенных Штатов Америки – Дуайту Эйзенхауэру – мир получил способ расстановки приоритетов, помогающий определить цели и направить время в правильное русло. Используя матрицу Эйзенхауэра, мы группируем свои дела по четырем видам.
Сначала двумя стрелками мы делим письмо на 4 части. В верхней части у нас будут срочные дела, а в нижней – не срочные. Справа важные, а по левую — неважные.
Объединив все, мы получаем следующее:
- Важны и срочны дела. Сюда обычно относят все дедлайны, ту работу, которая приносит наибольший доход, является для нас первоочередной. Эксперты советуют не перегружать первый сегмент более 1-2 задач, поэтому к структуризации нужно подходить крайне реалистично. Сюда относят, например, важные деловые встречи, а в личном плане — поход к врачу при острой боли.
- Вторую группу занимают неважные, но срочные дела. Это обычно то, что появляется внезапно и требует немедленного исполнения. Однако особой ценности не несет. Скажем, нужно отправить поздравления коллегам по случаю профессионального праздника. Что касается частной жизни, то нужно как можно раньше исправлять ошибки, связанные с размещением приоритетов, чтобы не оскорбить своих близких.
- Следующий сегмент – это важные, но несрочные. Работа, к которой следует отнестись ответственно, однако сроки ее выполнения не являются критическими. Сюда относим настройки контактов деловых встреч, чтение важной литературы, изучение языков и т.д.
- К последнему виду – неважные и несрочные дела – можно отнести разговоры с друзьями, проведение досуга и т.д. Эта группа — ленивые занятия, которые существуют, чтобы «убить время».
Интересным способом расстановки целей является метод ABCDE. Он помогает понять, что такое приоритеты в жизни.
Для этого создайте список и относите дела к следующим категориям, где:
А — важнейшая работа, обязательная для выполнения. Если эти дела не будут сделаны, следует ожидать серьезных последствий.
В — важная, но без серьезных последствий работа.
С — то, что желательно сделать. Невыполнение дел в этой группе принесет определенные последствия, но они не будут весомыми.
D — сюда относятся задачи, которые можно отложить или поручить другой.
Е — относите к этому виду то, что нельзя исключить и вообще не тратить, по возможности, на это время.
Суть успеха в том, чтобы уметь ограничивать себя в плохом для достижения результативности в более необходимых вещах. Принцип пирамиды приоритетов по этой теории базируется на определении степени важности задач/дел.
Чтобы провести аналогию, можно воспользоваться примером горлышка бутылки, то есть узкого прохода, мешающего эффективной реализации работы.
В случае с пирамидой приоритет следует определять следующим образом: насколько контрольная процедура может влиять на достижение конечного результата.
Используя метод Парето, нужно делить дела в пропорции 20% на 80%. Согласно этой системе, 20 процентов прилагаемых усилий приносит 80 процентов успеха. И напротив: 80 процентов работы приносит всего 20 процентов эффективности. Поэтому к 20% нужно отнести то, что, по вашему мнению, самое важное, и сосредоточиться на исполнении. А к 80% относить второстепенные дела.
По системе GTD для планирования своей эффективности необходимо привлекать дополнительные устройства и системы, скажем, делегировать задачки.
Для этого составляйте списки и обязательно завершайте задания сами или с помощью других людей, указывая сроки завершения. Лучше всего использовать для этого веб-примечания.
Главное – завершать все в срок, составлять расписание на день и в другое время отдыхать.
Еще один метод – деловая игра «Принудительная расстановка приоритетов». Для этого вам понадобится от 3 до 10 участников.
Суть ее состоит в том, что, используя списки задач и критерии оценки важности каждой, группа должна прийти к единому списку приоритетов. Благодаря этой игре вы оцениваете каждый этап и каждое действие по отношению к другим.
В конечном итоге вы составляете список по рейтингу и обсуждаете с каждым участником полученный результат.
Планируем день правильно
Согласно рекомендациям специалистов, день нужно разделить на три этапа – выделить срочные дела, средней срочности и совсем не срочные. Старайтесь проделать всю важную работу в первой половине дня и не откладывайте дела на потом.
Важным условием успеха является анализ выполненных задач. Составляйте списки, сплачивайте их по важности и оценивайте проделанную работу.
Чтобы говорить нет неприоритетной задачи, следует выделить важные дела среди неважных. Не бойтесь отказывать выполнять ту работу, которая не принесет пользы. Тогда вы можете сосредоточиться на главном.
Создайте себе упоминание о том, что неважные дела вас не касаются. Сделайте себе правило хотя бы один месяц говорить ненужным обязанностям «нет» — тогда эта привычка закрепится.
Вспомогательная техника в организации времени
ClearFocus подходит для приложений на операционной системе Андроид. Оно помогает контролировать свое время и распределять его на выполнение важных задач.
Pomotodo — приложение китайских разработчиков как для IOS, так и для Андроид. По принципу работы похож на первый сервис. Включает в себя 25-минутный таймер работы и 5-минутный перерыв на отдых. Графики результативности в приложении помогут отследить свои успехи.
Any.do — список задач для Андроид в Google Play. В приложение входит также и система напоминаний о запланированных делах и специальном календаре.
С помощью TickTick каждый желающий сможет составить списки с задачами разных приоритетов. Можно отмечать выполнение задач, добавлять новые и переключать списки.
Техника «Помодоро» — это специальная программа, которая разделяет время на определенные отрезки. К примеру, полчаса разделяет на 25 минут работы и 5 минут отдыха. Перед работой или обучением напишите список дел и четко следуйте «помидорному» отрезку. После того, как вы завершите одну работу, совершайте перерыв 15-30 минут и затем приступайте к выполнению следующих задач по схеме 25 + 5 минут.
Примеры, о которых рассказывает практика
Известным методом расстановки приоритетов является «Правило 20%» в Google. Согласно ему каждому работнику разрешалось 20 процентов рабочего времени уделять другим проектам, не имеющим отношения к основному месту работы. Таким образом, один рабочий день в неделе был свободен от работы.
«Правило 10%», или «Закон пирамиды энергий» говорит, что только часть поступившей определенному человеку энергии передается дальше, а именно — 10%.
Способно ли это правило помочь в расстановке приоритетов? Да, большинство людей отвечают положительно на этот вопрос. Просто помните о том, что 10% рабочего времени следует уделять своим делам, не относящимся к рабочим моментам.
Здесь и становится понятно, почему же «правило 20%» и «правило 10%» схожи.
В реальной жизни существует множество способов для расстановки приоритетов. Однако, каждый человек должен подбирать индивидуальные способы организации своей жизни. Поэтому к заимствованному опыту следует добавлять свои методы, которые будут эффективны как в рабочих делах, так и в личных.
Понятие «жизненные приоритеты» ближе к области психологии и философии, чем к тайм-менеджменту. Но точки соприкосновения у них, безусловно, есть.
Жизненные приоритеты — универсальная категория, отражающая важность для человека тех или иных сфер или ключевых областей его жизни. Почему универсальна? Так как жизненные сферы известны и для многих людей имеют одинаковое значение.
Основные сферы жизни человека
Основные сферы можно выделить 4: имидж, семья, любовь, работа. Сферы жизни, они же опоры, ресурсы – источники силы, энергии. Такое понимание сфер жизни дает массу преимуществ для развития и раскрытия всех возможностей, заложенных в человеке. Развивая ту или иную область жизни, можно черпать в ней энергию, вдохновение, мотивацию для развития других сфер.
Семья: личные отношения, дети, родственники
Работа: профессия, навыки, коллеги, карьера
Обучение: профессиональное образование, саморазвитие
Хобби / досуг: увлечения, интересы, путешествия
Здоровье: здоровый образ жизни, оздоровительные методики и системы
Друзья / общество: близкие друзья, знакомые, соседи, единомышленники
Имидж: ваше внешнее выражение, ваше тело, мимика, походка, стиль.
Что влияет на расстановку приоритетов в жизни?
Возраст. У молодых людей в порядке убывания приоритетными сферами жизни будут обучение, карьера, друзья, семья, хобби, здоровье.
У пожилых людей последовательность, скорее всего, будет такова: здоровье, семья, досуг, друзья.
Некоторые сферы жизни могут исчезнуть из виду, если потеряют свое значение для человека.
События жизни. К примеру, рождение ребенка, безусловно, повлияет на образ жизни новоиспеченных родителей. Для мамы на период декретного отпуска приоритетной будет забота о ребенке, работа и карьера отойдут на второй план.
Проблемы в любой сфере жизни. Например, пока проблем нет, здоровье для большинства людей не является приоритетной сферой жизни. Как только появляются проблемы со здоровьем, эта сфера жизни становится главной. Насколько зависит от характера и продолжительности заболевания.
Проблемы на работе сделают ее на этот период времени приоритетным. Также и с учебой – время сессии сменяет приоритеты, характерные для беззаботной студенческой жизни «от сессии до сессии».
Как видите, сферы жизни – это подвижная, динамичная система, в которой могут происходить события, изменяющие степень важности той или иной сферы для конкретного человека.
Следует понимать, что такие изменения происходят на поверхностном уровне и обычно носят временный характер.
Да, после рождения ребенка женщины с высоким приоритетом сферы «работа/карьера» быстро возвращаются к трудовой деятельности и продолжают свой карьерный рост.
Внутреннее «ядро» приоритетов, если они верно определены, остается постоянным в течение очень долгого времени.