Вчимося розставляти пріоритети
Чому так складно навчитися розставляти пріоритети? Відповідь проста: тому що ми живемо в неспокої.
Наш розум іноді працює набагато швидше, ніж життя, тому що ми відчуваємо себе пригніченими. Ми хочемо задовольнити всіх, вирішити все.
Тому, коли ми закриваємо очі на ніч, ми робимо це з неприємним відчуттям, що на наступний день ми прокинемося з величезним списком справ.
Коли це посилюється, занепокоєння і стрес намагаються взяти на себе відповідальність. Все заплутується і руйнується настільки, що кожна первинна мета повністю розмита.
Навчитися розставляти пріоритети означає, перш за все, мінімізувати.Нам потрібно навчитися економити наші зусилля, щоб направити їх до певної мети.
Це те, чого ми можемо досягти тільки несучи розслабленого розумом, який знає, як зосередити свою увагу на тому, що важливо.
Все це приводить нас до конкретного висновку. Підвищення нашого часу і наших пріоритетів не може бути досягнуто без одного простого інструменту. Недостатньо скласти класичний список «ключових цілей».
Уміння розставляти пріоритети в часі йде рука об руку з особистим розвитком.Це означає, що розвиток більш зосередженого розуму, здатного визначати можливості.
Це означає використовувати емоції в наших інтересах, щоб стимулювати мотивацію.
Для цього потрібно щось важливе: сміливість і лідерські навички.Саме з цим ми вирішуємо, що нам підходить в кожен момент, а що краще залишити з боці.
Уточніть мета, зменшіть складність, розставте пріоритети
Людина, яка сумнівається в уточненні своїх пріоритетів, виявить, що поступово пріоритети інших стають їх власними.
Не маючи чіткого визначення наших власних цілей, які мотивують нас з кожним днем, ми в кінцевому підсумку будемо вважати, що цілі інших більш актуальні. Це не просто реальна проблема, а засіб знищення нашої самооцінки.
Отже, давайте подивимося, які кроки ми повинні зробити, щоб почати розвиватися в цій області особистого розвитку.
Якщо ви не уточните свою мету, хтось зробить за вас
Якщо ми хочемо навчитися розставляти пріоритети, першим кроком має бути не що інше, як роз’яснення нашої мети.Щоб зробити це, ми не можемо просто запитати себе, що для нас найголовніше. Тому що, ймовірно, в цей момент з’являється монументальна сенс — сім’я, здоров’я, фінансове благополуччя.
Ми повинні дивитися глибше. Давайте запитаємо себе наступне:
- Що я люблю в своєму житті?
- Чим я захоплений?
- Де б я хотів побачити себе через 5 років?
- Що насправді визначає мене?
Залишити все позаду
Розставляти пріоритети — значить вибирати між кількома речами і залишатися з одним. Це означає вибрати одну мету зі списку завдань. Більш того, це те, що часто буває складніше: дуже важливо навчитися розставляти пріоритети і залишити речі і людей позаду .
Ми повинні добре підготуватися до цього. Тому що, визначення пріоритетів іноді має на увазі витрати, це призведе до щастя, зміцненню самооцінки і досягненню нашої основної мети.
Зменшення складності
Складність населяє наш розум і наше життя. Коли ми страждаємо від занепокоєння, наші пріоритети розмиваються, наше сьогодення стає заплутаним, наші думки, тривоги і страхи змішуються.Складність домінує над нами і віддаляє нас від наших справжніх пріоритетів.
Важливо! Одним із потужних способів вирішення цієї проблеми є щоденна робота над балансом, внутрішньому і зовнішньому. Такі практики, як усвідомленість, можуть допомогти нам розслабити розум. У той же час, що стосується нашої зовнішньої повсякденному житті, немає нічого кращого, ніж застосування так званого мінімалізму.
Ця життєва філософія заснована на твердій мантре: «Визначте, що важливо, і усуньте все інше». Це означає зробити крок вниз по цьому шляху до способу життя, де ми приписуємо цінність того, що надихає нас, тому, що змушує нас відчувати себе добре, тому, що збагачує нас емоційно. Все інше вважається зайвим …
Якщо ми хочемо навчитися розставляти пріоритети, ми повинні бути здатні створювати більш усвідомлену реальність. Разом з тим ми повинні мати чітку мету.Тільки так ми зможемо прокласти свій власний шлях, знаючи, як вирішити, що нам підходить в кожен момент, і який напрям є найбільш підходящим.
Як розставити пріоритети в житті та роботі: поради
Людина має певну мету і прагне досягти успіху, але слід вміти віддавати переваги найважливішого. Як це зробити — розповімо нижче
Розкриваємо суть пріоритетів
Часто люди опиняються в ситуаціях, коли не справляються із запланованими справами. Вони завжди поспішають, дратуються на оточуючих і не розуміють, як інші все встигають.
І це стосується не тільки повсякденного побуту — бувають ситуації, коли люди щасливі в сімейному житті, проте їх не влаштовує соціальний статус або рівень доходів, так відбувається неправильний розподіл переваг між цінностями.
Пріоритетами в житті можуть бути нематеріальні речі, які грають роль в конкретний час, і завдяки їм досягається бажаний результат.
Наприклад, перед вами стоїть вибір: залишитися на своїй роботі з меншою зарплатою, але мати більше вільного часу, або піти на підвищення, більше працювати і отримувати хороший дохід.
Якщо перевага буде на боці матеріальної вигоди, то пріоритетом буде зміна роботи.
Ставити перед собою цілі — завдання просте. Однак правильно визначити те, що необхідно, буває важко. Існують народні правила визначення пріоритетів, які допомагають у важких ситуаціях крокувати вперед. До них фахівці відносяться дещо скептично. Факт їх наявності не дозволяє нам пройти повз цих рад.
- Рекомендують робити те, що перше впаде в очі. Йдучи на роботу, багато не плануйте. Прийшовши до робочого місця, займайтеся тим, що стало вашою метою в першу хвилину. Такий спосіб називають метод мішені.
- Не дивуйтеся, коли вам кажуть, що поза чергою повинні бути ті справи, які найбільше дратують. Згідно з методом скрипучого колеса, важливим є те, що найменше хочеться робити.
- Коли дедлайни погоріли, час уже давно настав на п’яти, вміння розставляти пріоритети визначається завдяки методу смаженого півня. В цьому випадку увагу приділяти потрібно тому, що прострочено, і відкладати цієї справи більше не можна.
- Один з найприємніших — метод ледаря. Це коли перевага в роботі віддається тому, що не напружує, а приносить задоволення. Більш серйозні завдання відкладаються на потім.
Перераховані способи можна застосовувати як і в приватній, так і в робочій сфері життя.
Як зосередитися на цілі і знайти свій напрямок
Рад для складання планів і правильної організації часу існує багато. Якщо прислухатися до ефективності кожного з них, можна стверджувати, що успіх досягається вкрай легко. Однак на практиці все набагато складніше. Тому ми підготували опис декількох методів, щоб ви змогли підібрати для себе найкращий з них.
- Рекомендуємо спочатку оцінити реальний стан справ. Намагайтеся ставити перед собою завдання і не бійтеся планувати більше, ніж зможете зробити. Така ситуація завжди буде тримати вас в тонусі.
- Метод розстановки пріоритетів з оцінки поточного стану завдань дієва тим, що ви зможете зрозуміти, на якому етапі розвитку перебувають ваше життя прямо зараз. Суть методу полягає в усному аналізі або описі того, що відбувається прямо зараз. Намагайтеся поглянути з боку на своє життя. Виділіть позитивні і негативні стану і вносите корективи.
- Використовуйте правило бажаних речей через рік. Постарайтеся уявити своє життя через 365 днів. Спроектуйте свої дії, подумайте про те, як досягали поставлених цілей. Оцініть всі, що привело вас туди. Постарайтеся відсторонитися від реальності, а уявний досвід допоможе зрозуміти: працює ваша стратегія або містить помилки. Тоді ви зможете визначитися, рухаєтеся в правильному напрямку або для успіху вам потрібно вибрати інші варіанти.
- Використовуючи «Зворотне мислення», можна зрозуміти важливість поставлених завдань, завдяки списку справ. Для цього потрібно працювати з дошкою бажань, на якій випишіть головні цілі. Відштовхуйтеся від протилежного, тобто навіщо ви досягаєте чогось, який в цьому сенс. Це дозволить визначити головні речі.
Робота з дошкою бажань корисна тим, що вона збирає всі плани в одне місце, і людина так розуміє відразу, чого він хоче.
Фундаментальні основи розстановки пріоритетів
Складаючи плани особистому житті або намагаючись реалізувати важливі робочі проекти, потрібно завжди вірно вибудувати цілі. Щоб зрозуміти, що ми робимо так, а що неправильно, треба визначитися, як розставити пріоритети в житті. В основі такої роботи будуть критерії, які і визначають хід нашого життя.
Користуватися можна досягненнями інших або створювати власні стандарти. В останньому варіанті важливо, щоб орієнтири визнавали і поважали експерти або близькі для нас люди.
В особистому житті також потрібно виробляти критерії. Наприклад, визначитися, як краще проводити вільний час, зрозуміти, що є відпочинком, а що лише маскує додаткове навантаження під нього.
Розробіть принципи, за якими можна дізнатися найближче оточення. Тоді у вас не буде необхідності спілкуватися з непотрібними людьми.
Спрощуйте свою задачу, групуючи пріоритети в роботі за наступними критеріями:
1. Необхідно
2. Бажано
3. Можливо
До першої групи будуть зараховано все, без чого ви не можете обійтися. Якщо це пов’язано з роботою, то це повинно вам приносити бажаний дохід. Це особисте життя? Тоді визначтеся, без чого ви не зможете обійтися в цій сфері. Наприклад, це може бути підтримка хороших відносин з близькими людьми.
Друга група — це все, що пов’язано з вашим задоволенням. Таким чином, не завжди ви будете мати вигоду, але моральний аспект справи буде приносити результат.
Третє — те, до чого ви байдужі.
Розгляд ефективних методів
Завдяки 34 президенту Сполучених Штатів Америки — Дуайту Ейзенхауеру — світ отримав спосіб розстановки пріоритетів, який допомагає визначити цілі і спрямувати час в правильне русло. Використовуючи матрицю Ейзенхауера, ми групуємо свої справи на чотири види.
Спочатку двома стрілками ми ділимо лист на 4 частини. У верхній частині у нас будуть термінові справи, а в нижній — не термінові. Праворуч важливі, а по ліву — неважливі.
Об’єднавши всі, ми отримуємо наступне:
- Важливі і термінові справи. Сюди зазвичай відносять всі дедлайни, ту роботу, яка приносить найбільший дохід, є для нас першочерговим. Експерти радять не перевантажувати перший сегмент більш, ніж 1-2 завданнями, тому до структуризації потрібно підходити вкрай реалістично. Сюди відносять, наприклад важливі ділові зустрічі, а в особистому плані — похід до лікаря при гострого болю.
- Другу групу займають неважливі, але термінові справи. Це зазвичай те, що з’являється раптово і вимагає негайного виконання. Однак особливої цінності не несе. Скажімо, треба відправити поздоровлення колегам з нагоди професійного свята. Що стосується приватного життя, то потрібно якомога раніше виправляти помилки, пов’язані з розміщенням пріоритетів, щоб не образити своїх близьких.
- Наступний сегмент — це важливі, але нетермінові. Робота, до якої потрібно поставитися відповідально, проте терміни її виконання не є критичними. Сюди відносимо настройки контактів ділових зустрічей, читання важливої літератури, вивчення мов тощо.
- До останнього виду — неважливі і нетермінові справи — можна віднести розмови з друзями, проведення дозвілля тощо. Ця група — ледачі заняття, які існують, щоб «вбити час».
Цікавим способом розстановки цілей є метод ABCDE. Він допомагає зрозуміти, що таке пріоритети в житті.
Для цього створіть список та відносите справи до наступних категорій, де:
А — найважливіша робота, обов’язкове до виконання. Якщо ці справи не будуть зроблені, слід очікувати серйозні наслідки.
В — важлива, але без серйозних наслідків робота.
З — то, що бажано зробити. Невиконання справ в цій групі принесе певні наслідки, але вони не будуть вагомими.
D — сюди відносяться завдання, які можна відкласти або доручити іншій.
Е — відносите до цього виду то, що не можна виключити і взагалі не витрачати, по можливості, на цей час.
Суть успіху в тому, щоб уміти обмежувати себе в поганому для досягнення результативності в більш необхідні речі. Принцип піраміди пріоритетів за цією теорією базується на визначенні ступеня важливості завдань / справ.
Щоб провести аналогію, можна скористатися прикладом горлечко пляшки, тобто вузького проходу, який заважає ефективній реалізації роботи.
У випадку з пірамідою пріоритет потрібно визначати так: наскільки контрольна процедура може впливати на досягнення кінцевого результату.
Користуючись методом Парето, потрібно ділити справи в пропорції 20% на 80%. Згідно з цією системою, 20 відсотків зусиль, що докладаються приносить 80 відсотків успіху. І навпаки: 80 відсотків роботи приносить всього 20 відсотків ефективності. Тому до 20% потрібно віднести те, що, на вашу думку, є найважливішим, і зосередитися на виконанні. А до 80% відносити другорядні справи.
За системою GTD для планування власної ефективності потрібно залучати додаткові пристрої і системи, скажімо, делегувати завдання.
Для цього складайте списки і обов’язково завершуйте завдання самі або за допомогою інших людей, при цьому вказуйте терміни завершення. Найкраще використовувати для цього веб-замітки.
Головне — завершувати всі в строк, складати розклад на день і в інший час відпочивати.
Ще один метод — ділова гра «Примусова розстановка пріоритетів». Для цього вам знадобиться від 3 до 10 учасників.
Суть її полягає в тому, що, використовуючи списки завдань і критерії оцінки важливості кожної, група повинна прийти до єдиного списку пріоритетів. Завдяки цій грі ви оцінюєте кожен етап і кожну дію щодо інших.
В кінцевому підсумку ви складаєте список по рейтингу і обговорюєте з кожним учасником отриманий результат.
Плануємо день правильно
Згідно з рекомендаціями фахівців, день потрібно розділити на три етапи — виділити термінові справи, середньої терміновості і зовсім не термінові. Намагайтеся виконати всю важливу роботу в першій половині дня і не відкладайте справи на потім.
Важливою передумовою успіху є аналіз виконаних завдань. Складайте списки, гуртуйте їх за важливістю і оцінюйте виконану роботу.
Щоб говорити немає непріоритетної задачі, варто виділити важливі справи серед неважливих. Не бійтеся відмовляти виконувати ту роботу, яка не приноситиме користі. Тоді ви зможете зосередитися на головному.
Створіть собі нагадування про те, що неважливі справи вас не стосуються. Зробіть собі за правило хоча б один місяць говорити непотрібним обов’язків «ні» — тоді ця звичка закріпиться.
Допоміжна техніка в організації часу
ClearFocus підходить для додатків на операційній системі Андроїд. Воно допомагає контролювати свій час і розподіляти його на виконання важливих завдань.
Pomotodo — додаток китайських розробників як для IOS так і для Андроїд. За принципом роботи схожий на перший сервіс. Включає в себе 25-хвилинний таймер роботи і 5-хвилинний на перерву на відпочинок. Графіки результативності в додатку допоможуть відстежити свої успіхи.
Any.do — список завдань для Андроїд в Google Play. В додаток входить також і система нагадувань про заплановані справах і спеціальний календар.
За допомогою TickTick кожен бажаючий зможе скласти списки з завданнями різних пріоритетів. Можна відзначати виконання завдань, додавати нові і перемикати списки.
Техніка «Помодоро» — це спеціальна програма, яка ділить час на певні відрізки. Наприклад, півгодини розділяє на 25 хвилин роботи і 5 хвилин відпочинку. Перед роботою чи навчанням напишіть список справ і чітко дотримуйтесь за «помідоровим» відрізком. Після того, як ви завершите одну роботу, робіть перерву 15-30 хвилин і потім приступайте до виконання наступних завдань за схемою 25 + 5 хвилин.
Приклади, про які розповідає практика
Відомим методом розстановки пріоритетів є «Правило 20%» в Google. Відповідно до нього кожному працівникові дозволялося 20 відсотків робочого часу приділяти іншим проектам, які не мають відношення до основного місця роботи. Таким чином, один робочий день в тижні був вільним від роботи.
«Правило 10%», або «Закон піраміди енергій» говорить, що тільки частина енергії, яка надійшла певній людині, передається далі, а саме — 10%.
Чи здатне це правило допомогти в розстановці пріоритетів? Так, більшість людей відповідають позитивно на це питання. Просто пам’ятайте про те, що 10% робочого часу варто приділяти своїм справам, які не належать до робочих моментів.
Тут і стає зрозуміло, чому ж «правило 20%» і «правило 10%» схожі.
У реальному житті є безліч способів для розстановки пріоритетів. Однак кожна людина повинна підбирати індивідуальні способи організації свого життя. Тому до запозиченого досвіду варто додавати свої методи, які будуть ефективними як і в робочих справах, так і в особистих.
Поняття «життєві пріоритети» ближче до області психології і філософії, ніж до тайм-менеджменту. Але точки дотику у них, безумовно, є.
Життєві пріоритети — універсальна категорія, що відображає важливість для людини тих чи інших сфер, або ключових областей, його життя. Чому універсальна? Тому що життєві сфери відомі і для багатьох людей мають однакове значення.
Основні сфери життя людини
Основних сфер можна виділити 4: імідж, сім’я, любов, робота. Сфери життя, вони ж опори, ресурси — джерела сили, енергії. Таке розуміння сфер життя дає масу переваг для розвитку і розкриття всіх можливостей, закладених в людині. Розвиваючи ту чи іншу сферу життя, можна черпати в ній енергію, натхнення, мотивацію для розвитку інших сфер.
Сім’я: особисті взаємини, діти, родичі
Робота: професія, навички, колеги, кар’єра
Навчання: професійна освіта, саморозвиток
Хобі / дозвілля: захоплення, інтереси, подорожі
Здоров’я: здоровий спосіб життя, оздоровчі методики і системи
Друзі / суспільство: близькі друзі, знайомі, сусіди, однодумці
Імідж: ваше зовнішнє вираження, ваше тіло, міміка, хода, стиль.
Що впливає на розстановку пріоритетів в житті?
Вік. У молодих людей в порядку убування пріоритетними сферами життя будуть навчання, кар’єра, друзі, сім’я, хобі, здоров’я.
У літніх людей послідовність, швидше за все, буде така: здоров’я, сім’я, дозвілля, друзі.
Деякі сфери життя можуть зникнути з поля зору, якщо втратять своє значення для людини.
Події життя. Наприклад, народження дитини, безумовно, вплине на спосіб життя новоспечених батьків. Для мами на період декретної відпустки пріоритетною буде турбота про дитину, робота і кар’єра відійдуть на другий план.
Проблеми в будь-якій сфері життя. Наприклад, поки проблем немає, здоров’я для більшості людей не є пріоритетною сферою життя. Як тільки з’являються проблеми зі здоров’ям — ця сфера життя стає головною. Наскільки — залежить від характеру та тривалості захворювання.
Проблеми на роботі зроблять її на цей період часу пріоритетний. Також і з навчанням — час сесії змінює пріоритети, характерні для безтурботної студентського життя «від сесії до сесії».
Як бачите, сфери життя — це рухлива, динамічна система, в якій можуть відбуватися події, що змінюють ступінь важливості тієї чи іншої сфери для конкретної людини.
Треба розуміти, що такі зміни відбуваються на поверхневому рівні і зазвичай носять тимчасовий характер.
Так, після народження дитини жінки з високим пріоритетом сфери «робота / кар’єра» швидко повертаються до трудової діяльності і продовжують свій кар’єрний ріст.
Внутрішнє «ядро» пріоритетів, якщо вони правильно визначені, залишається незмінним протягом дуже тривалого часу.